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Créez le message d'accueil téléphonique de votre office notarial avec voix IA en quelques secondes
Ce que couvre votre accueil téléphonique
4 situations d’accueil téléphonique spécifiques à l’office notarial
Un client qui appelle un notaire traite souvent d’un dossier sensible : succession, divorce, achat immobilier. Votre accueil téléphonique doit refléter la gravité et le sérieux de ces situations.
Le notaire est en acte ou en rendez-vous
La signature d’un acte notarié mobilise toute l’attention du notaire et de son équipe. Votre accueil téléphonique doit indiquer l’indisponibilité, le délai de rappel et le canal de contact alternatif pour les dossiers urgents.
Un client suit l’avancement de son dossier
Succession, vente immobilière, divorce : les délais notariaux peuvent être longs. Un client qui ne parvient pas à joindre son notaire peut perdre confiance. Votre accueil téléphonique doit indiquer comment laisser un message avec la référence du dossier.
L’office est fermé pour congés ou formation
Formation continue, congés annuels, déplacement : votre accueil téléphonique doit préciser la date de retour et indiquer l’office notarial confrère qui assure la permanence si nécessaire.
Un prospect veut consulter un notaire
Un particulier qui cherche un notaire pour une succession ou un achat immobilier appellera plusieurs offices. Votre accueil téléphonique doit transmettre immédiatement sérieux et disponibilité pour ne pas perdre ce contact.
Brief, enregistrement, livraison, installation. Plusieurs jours d’attente et un coût à chaque modification.
Vous créez le fichier audio en quelques secondes. Votre installateur le reçoit directement.
Créer l’accueil téléphonique de votre étude notariale
Avec Voconix, vous passez de la page blanche à un fichier audio professionnel en quelques clics, sans studio et sans technicien.
Rédigez votre texte
Texte libre ou modèle pré-rédigé pour office notarial. Actes, disponibilités, dossiers en cours, contacts.
Choisissez votre voix
Parmi 5 langues, voix IA testables sur votre texte et voix humaines disponibles.
Ajoutez une musique
Plus de 10 000 musiques libres de droits SACEM. Mixage automatique.
Transmettez à l’installateur
Fichier MP3 ou WAV envoyé automatiquement à votre installateur téléphonique.
Étape 5/6 : sélection de la musique parmi 10 000 titres libres de droits
Des fichiers audio prêts à déposer sur votre standard
Les fichiers générés par Voconix sont compatibles avec tous les systèmes téléphoniques utilisés dans les offices notariaux, sans conversion.
Formats audio
MP3, WAV, G.711a, G.711u, G.722, G.729. Compatibles avec tous les IPBX et standards téléphoniques. Niveau sonore normalisé sur chaque fichier.
Livraison directe
Saisissez les coordonnées de votre installateur dans Voconix pour qu’il reçoive automatiquement le fichier, prêt à être déposé sur votre standard. En savoir plus
Prononciations mémorisées
Le nom de l’office notarial ou des notaires associés est mémorisé une fois dans Voconix et réutilisé dans tous vos messages futurs avec la même prononciation.
Ce que vit un client quand il appelle son notaire
Un client qui appelle un notaire ne traite jamais d’une affaire anodine. Succession d’un proche, acquisition immobilière, contrat de mariage, donation : ces actes engagent des enjeux patrimoniaux et émotionnels considérables. La qualité de votre accueil téléphonique est le premier signal du sérieux avec lequel vous traiterez leur dossier.
Un message sobre, précis et professionnel rassure le client sur votre disponibilité et votre organisation. Avec Voconix, vous créez et mettez à jour ce fichier audio en quelques secondes depuis votre compte, et le transmettez directement à votre installateur téléphonique.
Les spécificités de l’accueil téléphonique d’un office notarial
Le secret professionnel et la discrétion
Comme l’avocat, le notaire est soumis au secret professionnel. Votre accueil téléphonique ne doit contenir aucune information permettant d’identifier un client ou un acte en cours. Un ton sobre, institutionnel et neutre est indispensable. Évitez toute mention de types d’actes ou de situations qui pourrait révéler la nature des dossiers traités.
Les délais notariaux et la gestion des attentes
Les dossiers notariaux peuvent durer plusieurs mois. Succession, compromis de vente, purge des délais légaux : les clients appellent régulièrement pour des nouvelles. Votre accueil téléphonique doit les inviter à laisser un message avec leur nom et la référence de leur dossier, pour que l’équipe puisse les rappeler de manière organisée.
La multiplicité des clercs et collaborateurs
Un office notarial compte souvent plusieurs notaires, clercs et secrétaires, chacun gérant ses propres dossiers et clients. Des messages personnalisés par interlocuteur ou un SVI orientent directement les appels vers la bonne personne, sans passer par un standard commun qui mobilise du temps.
Six scripts d’accueil téléphonique pour office notarial
Créez le fichier audio de votre accueil téléphonique notaire en quelques secondes.
Premier message entièrement gratuit, sans carte bancaire.
Conseils pratiques
Les bonnes pratiques de l’accueil téléphonique en office notarial
Six points concrets pour un accueil téléphonique notarial qui inspire confiance et respecte les exigences déontologiques de la profession.
Invitez vos clients à laisser la référence de leur dossier
Un client qui laisse son nom et la référence de son dossier permet à votre équipe de le rappeler en ayant toutes les informations sous la main. Un simple ajout dans votre accueil téléphonique réduit le temps de chaque appel sortant et améliore la qualité du suivi.
Adoptez un ton sobre et institutionnel
Le notariat est une fonction publique ministérielle. Votre accueil téléphonique doit refléter la gravité et le sérieux de cette fonction. Un ton trop commercial ou trop décontracté crée une dissonance avec l’image attendue d’un office notarial.
Indiquez précisément vos horaires de consultation
Les clients de notaires ont souvent des contraintes professionnelles qui limitent leurs disponibilités pour rappeler. Un accueil téléphonique qui précise les plages horaires pendant lesquelles l’équipe est joignable réduit les appels manqués.
Créez des messages par notaire et par clerc
Chaque notaire et clerc gère ses propres dossiers. Des messages personnalisés orientent directement les appels vers le bon interlocuteur. Voconix centralise tous ces messages dans un seul compte.
Respectez le secret professionnel
Aucune mention de type d’acte, de nom de client ou de situation juridique dans votre accueil téléphonique. La discrétion est une obligation déontologique absolue. Un ton neutre et institutionnel s’impose sur tous vos messages.
Mettez à jour votre message avant chaque absence
Formation, congés, déplacement : le message doit être mis à jour avant le départ pour indiquer la date de retour et l’interlocuteur remplaçant. Avec Voconix, cette mise à jour prend quelques secondes.
Accueil téléphonique par secteur d’activité
Chaque secteur a ses propres contraintes. Sélectionnez votre activité.
Complétez la communication vocale de votre office notarial
Pré-décroché notarial
Le premier son que vos clients entendent avant d'être mis en relation. Posez immédiatement un ton sobre et institutionnel, reflet de votre sérieux.
Mise à jour en cas d'absence
Notaire en acte, en formation, en déplacement : mettez à jour votre accueil téléphonique immédiatement avec le bon interlocuteur de remplacement.
Gérez tous vos messages notariaux
Accueil standard, actes, congés, messageries des notaires et clercs : toute la communication de votre office centralisée dans Voconix.
Répondeur d’Entreprise
Même fermé, vous pouvez communiquer (horaires, points de contact…) sans obligatoirement déposer un message.
Nouveau clerc ou notaire associé
Créez immédiatement le message du nouveau notaire ou clerc en reprenant la même voix et le même ton que le reste de l'office.
Retrouvez vos anciens messages
Changement d'associé, nouveau numéro, modification des horaires : retrouvez et réutilisez tous vos anciens messages depuis l'historique Voconix.
SVI pour office notarial
Orientez vos clients dès le premier appel vers le bon notaire ou clerc : succession, immobilier, famille, entreprise, secrétariat.
Boîte vocale notaire ou clerc
En acte, en rendez-vous, en formation : invitez vos clients à laisser leur nom et numéro de dossier pour un rappel dans les meilleurs délais.
100% autonome pour votre office
Choisissez la voix, la musique et le texte, puis créez votre message d'accueil téléphonique notarial immédiatement, sans studio.
Les tarifs
Gratuit
60€ par an
144€ par an
par an
Une question ?
FAQ : Notaire
Parcourez les FAQ, et trouvez les réponses à vos questions
Pourquoi l'accueil téléphonique est-il important pour un office notarial ?
Les clients d’un notaire traitent de dossiers à forts enjeux : succession, achat immobilier, donation, contrat de mariage. Votre accueil téléphonique est le premier signal du sérieux avec lequel vous gérez leur dossier. Un message sobre et précis renforce la confiance dès le premier contact.
Le secret professionnel s'applique-t-il à l'accueil téléphonique notarial ?
Oui. Votre message ne doit contenir aucune information permettant d’identifier un client ou un acte en cours. Un ton institutionnel neutre s’impose, sans mention de types de dossiers traités. La discrétion est une obligation déontologique absolue pour le notariat.
Comment inviter les clients à laisser un message avec leur dossier ?
Formulez une invitation claire : « Merci de laisser votre nom et la référence de votre dossier. » Cela permet à votre équipe de rappeler en ayant immédiatement les informations sous la main, réduisant le temps de traitement et améliorant la qualité du suivi.
Quelle durée pour le message d'accueil d'un office notarial ?
20 à 25 secondes. Identification de l’office, indisponibilité du notaire, invitation à laisser un message avec la référence du dossier, canal de contact alternatif pour les urgences. La concision est une marque de professionnalisme.
Comment gérer les absences d'un notaire dans l'accueil téléphonique ?
Indiquez la durée de l’absence et le notaire ou clerc qui prend en charge les dossiers urgents, avec ses coordonnées. Ce message doit être créé avant le départ et mis à jour au retour. Avec Voconix, la mise à jour prend quelques secondes.
Est-il utile de personnaliser l'accueil téléphonique par notaire ?
Oui. Chaque notaire et clerc gère ses propres dossiers et clients. Des messages personnalisés orientent directement les appels vers le bon interlocuteur sans mobiliser le secrétariat. Voconix centralise tous ces messages dans un seul compte.
Quelle voix pour l'accueil téléphonique d'un notaire ?
Quelle musique pour un office notarial ?
Une musique classique très discrète, ou l’absence totale de musique pour les offices qui préfèrent un positionnement ultra-institutionnel. Le catalogue Voconix inclut des playlists classiques sobres libres de droits SACEM.
Comment créer un accueil téléphonique pour notaire avec Voconix ?
Rédigez votre texte sur voconix.fr, sélectionnez une voix et une musique, puis générez le fichier audio en un clic. Le fichier est transmis automatiquement à votre installateur téléphonique. Premier message entièrement gratuit.
Combien coûte la création d'un accueil téléphonique pour notaire ?
Le premier message d’accueil téléphonique est entièrement gratuit sur voconix.fr, sans carte bancaire. Des offres adaptées aux offices notariaux sont disponibles à partir de 5€ HT par mois. Voir les tarifs.
